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マイナンバー事務負担や安全対策何から着手したらいい?

 

国民に番号を振るマイナンバー制度は、10月から個人番号通知が始まりますね。
法律として企業規模を問わず一律一斉に対応を義務付けられていますが、

 

企業規模によっては対応はおろか認知も進まない状況で、
企業にはリスクのある制度対応を企業規模を問わず一律に強いるのは公平でない
なんて声もありますが、

 

しかし、
従来の法律より重い罰則があります。

不正な利益を得る目的で番号を漏らすと、
3年以下の懲役や150万円以下の罰金が科せられ、

重大な過失があれば法人も刑事責任が問われるんですね。
もし、これで新聞ざたにでもなったら信用丸つぶれかも。

 

それでは民間企業における番号利用開始(2016年1月)までの対応事項として、
何から着手したらいいかというと、
大きく5項目に分けられるみたいです。

 

1.番号制度対応の準備(番号制度の理解、体制整備等)
 
 個人番号は「限られた事務の範囲内のみ」
 で利用できることを確認しておく必要があります。

 従業員等の個人番号を収集する必要があり、
 収集した個人番号は従業員一人ひとりを一意に識別できるため、
 「個人番号で従業員情報を管理すれば便利だ」と考える担当者がいるかもしれませんが、

 民間企業が個人番号を取り扱うことができるのは
 「給与事務、法定調書作成等の事務(個人番号関係事務)」のみであるため、
 注意が必要ですよ。

 

2.個人番号を取り扱う対象事務の明確化

 民間企業が個人番号を取り扱う具体的な対象事務としては、
 以下のようなものが挙げられます。

 そしてこのような対象事務の範囲を明確化することがまず必要になります。
 
 •従業員の給与所得の源泉徴収票作成

 •報酬等の支払調書作成

 •健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届作成等

 ここで、手続によって、
 個人番号を記載する書類の提出タイミングが異なる点について注意が必要ですよ。

 

 具体的には、
 「給与所得の源泉徴収票」については、
 番号利用開始後における最初の提出期限は「2017年1月末」です。

 報酬等の支払調書、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届等については、
 2016年1月の番号利用開始後からすぐに個人番号を記載することが必要となります。

 

3.個人番号を取り扱う対象事務の運用整理(個人番号の適正な取扱いルール等)

 対象者本人に利用目的を通知、又は公表することが必要となります。
 民間企業は複数の事務で個人番号を取り扱うことになることを踏まえると、
 初めから個人番号を取得する複数の利用目的を
 まとめて従業員等に通知または公表しておくことが望ましいでしょうね。

 

 従業員等への具体的な通知・公表方法として、
 ガイドライン素案では、「社内LANでの通知」「就業規則への明記」等が
 例示されています。

 本人から個人番号の提供を受ける際に、
 「番号確認」「身元(実存)確認」のために
 提示してもらう必要がある書類等を示します。

 

 具体的には、
 本人が個人番号カードを所持している場合には、
 個人番号カードのみで「番号確認」「身元(実存)確認」の両方を
 実施できることになっています。

 また、
 本人が通知カードを所持している場合には、
 通知カードで「番号確認」を行うとともに、
 「身元(実存)確認」のために運転免許証等の書類を
 提示してもらう必要があります。

 

 税制上の扶養家族については、
 従業員本人が「個人番号関係事務実施者」として、
 扶養家族の本人確認を実施するため、
 民間企業で扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

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4.個人番号を取り扱う対象事務に係るシステムの改修

 個人番号関係事務を情報システムで処理している民間企業では、
 情報システムの改修(例えば、個人番号の入力機能等)が必要になります。

 対象システムとしては、
 人事給与システム、
 社会保険関連システム、
 支払調書作成システム
 等が想定されるみたいです。

 

 また、個人番号の追加に伴い、様式変更への対応が必要です。
 源泉徴収票の新様式では、
 従業員の個人番号欄が追加されたことに加え、
 扶養控除配偶者及び控除対象扶養親族の氏名、
 個人番号の記載欄が追加されています。
 また、用紙サイズA6からA5に変更されています。

 

5.個人番号を取り扱う従業員に対する研修、周知

 番号制度に限らず、新たな制度の運用開始時に共通する対応ですが、
 新運用に即した各種マニュアルの更新が必要です。

 業務・システム面の変更のみならず、
 個人情報保護に関わる規定等についても見直しが必要となる可能性があります。

 なぜなら前述したように特定個人情報については、
 通常の個人情報以上に取り扱いに制限が発生するからです。

 

 このような業務や制度の変化については、
 個人番号を取り扱う従業員に対して、研修を実施することは当然必要ですが、
 加えて個人番号の取得対象者である「従業員全員」に対して、
 扶養家族分も含めて個人番号を提示してもらう必要がある旨を、
 早めに周知しておくことが重要ですね。

 

いろいろ手続きが面倒になってきますが、
オフィス機器・サービスの会社からは色んな提案が出ているみたいですよ。
たとえば、

 

コニカミノルタのグループ会社は、
従業員が簡単に番号を伝えられるソフトを開発したみたいです。

コニカミノルタ複合機の操作パネルに番号を入力すれば、
クラウド経由で管理部門に届き、
本人確認に必要な免許証の写しなどもスキャンして送れるんです。

これなどは食品店などの中堅企業で、
年に数百人が入れ替わるパートやアルバイトの確実な番号管理には
打って付けかも。
「番号をどう集めるか」が1番の問題と思いますので。

 

また、
雇用規模が大きく全国に多数のアルバイトを抱える大手コンビニなどは、
集めた番号が内部犯行やサイバー攻撃などで流出しないか不安があると思いますが、

 

ベンチャー企業のディー・ディー・エス(名古屋市)が
独自の指紋認証システムを紹介してるんです。

パソコンで番号を扱う管理者を識別し、
IDなどを盗用した「なりすまし」犯罪を防ぐ仕組みなんです。

パソコンの操作者を記録し、
情報が漏洩した場合に追跡できるソフトみたいです。

 

また、
日立製作所などシステム大手は、
番号管理を丸ごと代行するサービスに乗り出しています。

 

このマイナンバー制度を推し進めた自民党幹部は、
「過剰反応だ」とかみついたそうですが、

 

帝国データバンクが4月に実施したアンケートで、
「対応中」「完了」と答えた企業は計19%程度だったそうです。

「対応できるか不安」
「コストとリスクが高まり大変」

との嘆きが寄せられたようですよ。

 

番号は従業員にとどまらず、
支払いが生じる幅広い取引先からの収集も想定されます。

 

これまで個人情報保護などの業務に関わってこなかった社員の人たちにも、
マイナンバー制度の周知徹底が必要になってきますね。

 


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